Zeiterfassung für Vereine – kostenlos & gesetzeskonform

Auch dein Verein ist zur Zeiterfassung verpflichtet. Wir machen es so einfach wie möglich.

Jetzt kostenlos starten – ohne Installation

Viele Vereine wissen es noch nicht: Zeiterfassung ist Pflicht.

Bereits ab einem Angestellten muss ein entsprechendes System implementiert werden – das gilt auch für ehrenamtlich Tätige, die eine Übungsleiterpauschale erhalten.

Das Arbeitsschutzgesetz sieht keine Ausnahmen für kleine Betriebe vor – und damit auch keine für kleine Vereine.

Das bedeutet konkret: Beschäftigt dein Verein auch nur eine Person – egal ob Übungsleiter, Hausmeister oder Bürokraft – musst du die Arbeitszeiten dokumentieren.

Was genau muss erfasst werden?

Dazu gehören der Beginn, die Dauer und das Ende der Arbeitszeit – selbstverständlich werden auch Pausen aufgezeichnet.

Das gilt für:

Festangestellte Mitarbeiter im Verein
Personen mit Übungsleiterpauschale (§ 3 Nr. 26 EStG)
Personen mit Ehrenamtspauschale (§ 3 Nr. 26a EStG)
Minijobber und geringfügig Beschäftigte

Muss es eine teure Software sein?

Nein. Wenn ihr nur wenige Mitarbeiter habt, müsst ihr nicht in teure Zeiterfassungssysteme investieren. Ein einfaches, digitales System reicht völlig aus – und ist mit Workwizard sogar dauerhaft kostenlos.

Warum Workwizard für Vereine?

Workwizard wurde genau für diesen Fall entwickelt: einfach, kostenlos, ohne Schulungsaufwand.

✅ Kostenlos – die Basisversion ist dauerhaft gratis, keine Kreditkarte nötig

✅ Sofort startklar – kein IT-Wissen, keine Installation, läuft im Browser

✅ Mehrere Mitglieder – Übungsleiter, Trainer und Büropersonal können alle erfassen

✅ Excel-Export – für Lohnabrechnung und Steuerberater

✅ DSGVO-konform – Daten in deutschen Rechenzentren

✅ Projektverwaltung – Zeiten nach Tätigkeiten oder Projekten aufteilen

So funktioniert es im Verein

1. Kostenlos registrieren Kein Aufwand – in 2 Minuten ist der Account fertig.

2. Mitglieder anlegen Übungsleiter, Trainer oder Bürokraft – jeder bekommt einen eigenen Zugang.

3. Zeiten erfassen Per Stempeluhr oder manuell – am PC, Tablet oder Smartphone.

4. Exportieren Monatsberichte als Excel-Datei – direkt an den Steuerberater weitergeben.

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Was passiert, wenn ihr keine Zeiterfassung macht?

Problematisch kann es werden, wenn eine Vertrauensarbeitszeitregelung getroffen wurde – hier muss kontrolliert werden, wie die Zeiten erfasst werden. Im Streitfall oder bei einer Prüfung durch das Finanzamt fehlt sonst der Nachweis.

Besonders bei der Übungsleiterpauschale ist eine saubere Dokumentation wichtig: Die Finanzverwaltung interpretiert die Nebenberuflichkeit dahingehend, dass durchschnittlich 14 Stunden pro Woche geleistet werden dürfen – ohne Zeiterfassung ist das kaum nachzuweisen.

Häufige Fragen

Muss ein gemeinnütziger Verein Arbeitszeiten erfassen? Ja. Das BAG hat festgestellt, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem die geleistete Arbeitszeit erfasst wird – dies folgt aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes. Vereine sind als Arbeitgeber davon nicht ausgenommen.

Reicht ein einfacher Stundenzettel? Derzeit ja. Es reicht grundsätzlich auch ein einfacher Stundenzettel, bis es eine verbindliche Gesetzesregelung gibt. Ein digitales System wie Workwizard ist aber deutlich sicherer und spart langfristig Zeit.

Gilt das auch für Ehrenamtliche ohne Bezahlung? Für rein ehrenamtliche Tätigkeiten ohne jede Vergütung gilt die Pflicht nicht. Sobald jedoch eine Pauschale (Übungsleiter, Ehrenamt) gezahlt wird, greift die Erfassungspflicht.